AVG in deze praktijk

De praktijk
In deze praktijk worden door uw therapeut diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.
Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn.
U als betrokkene heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
U bepaalt zelf of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven.

AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

1. Uw persoonsgegevens in de administratie.
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier.
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
4. Uw gegevens op de nota.
5. Privacy in de correspondentie.
6. Privacy in de wachtkamer.
7. Privacy in de spreekkamer.
8. Beveiliging digitale gegevens.
9. Eigen opnamen van cliënt.

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie
Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2). Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
Voor het goed kunnen uitoefenen van het werk is het voor uw therapeut nodig om een dossier  bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens. Dit dossier bevat diagnose en behandelingsdetails en wordt opgeslagen in een beveiligde computer. De aantekeningen van de sessies zijn bedoeld voor de eigen, voorlopige gedachtevorming en die bij de therapeut gerezen indrukken, vermoedens of vragen bevatten. Deze aantekeningen  vallen niet onder het inzagerecht van de WGBO of wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonlijke werkaantekeningen zijn niet bedoeld om onder ogen van anderen dan de therapeut zelf te komen. Dergelijke aantekeningen worden binnen onze praktijk periodiek vernietigd, zodra ze niet meer nodig zijn.
Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn (vanaf de laatste behandeling).
U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”).
Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uiteraard wél uw naam op onze afschriften en on-line bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Onze boekhouder kan hierdoor uw (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Dit geldt tevens voor de belastingdienst in dit geval.

4. Uw gegevens op de nota
De behandelingen zijn niet standaard door een zorgverzekeraar vergoed. Voor elke sessie ontvangt u een nota of u betaalt vooraf automatisch via Mollie / de website. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan is het verstandig om op de nota niet alleen uw naam en adres te vermelden, maar ook uw geboortedatum, verzekeringsmaatschappij en uw relatienummer. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
Een nota voor intervisie of persoonlijke coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daar op vermeld wilt zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.
U ontvangt de nota in PDF via de mail.

5. Privacy in de correspondentie
E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar office@natuurlijkhsp.nl
Wanneer u persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan kunnen we niet garanderen dat medewerkers de inhoud niet onder ogen komen. U kunt vertrouwelijke informatie dan beter sturen naar susan@natuurlijkhsp.nl
Schriftelijke correspondentie via PostNL ontvangen wij doorgaans liever niet.

6. Privacy in de wachtkamer
Momenteel vinden alle consulten via Zoom plaats en is er geen sprake van een wachtkamersituatie. Wij kunnen niet garanderen dat er toekomst weer van een fysieke wachtkamer sprake is en we kunnen in dat geval niet garanderen dat u in de gang of in de wachtkamer iemand tegenkomt die u kent.
Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit bij uw therapeut aangeven dat u uitsluitend per internet  (Zoom) consulten wilt afnemen.

7. Privacy in de spreekkamer.
Uw therapeut valt onder het beropsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.

8. Beveiliging digitale gegevens.
Onze praktijk heeft geen beveiligde mailbox. Mocht u persoonlijke informatie niet naar het standaard mailadres willen sturen, raden wij aan een telefonische afspraak aan te vragen.
De computer wordt niet gedeeld met , de WiFi verbinding wordt wel gedeeld met andere gezinsleden. De computer is met een wachtwoord beveiligd. Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen tenzij uitdrukkelijk wordt gemeld.

9. Eigen opnamen van client

De cliënt heeft toestemming om geluidsopnamen te maken, maar uitdrukkelijk niet de toestemming om de geluidsopnamen te delen met derden of te gebruiken voor andere doeleinden. De gesprekken en diagnoses gedurende de sessies zijn bedoeld voor de cliënt zelf en gevormd in de context van de sessie, het zijn bij de therapeut gerezen indrukken en waarnemingen, vermoedens of vragen. De uitspraken van de therapeut zijn niet bedoeld om onder ogen of oren van anderen dan de cliënt en therapeut zelf te komen. Uitzonderingen zijn alleen mogelijk, indien vooraf schriftelijk vastgelegd en van toestemming voorzien (met handtekening).